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Los Expositores, Patrocinadores y Propietarios de salones de recepción (de aquí en adelante los “Expositores”) estarán sujetos a los siguientes Términos y condiciones. Cualquier modificación se debe informar por escrito y la debe firmar un representante autorizado de Doble Engineering Company (de aquí en adelante “Doble”) quien tendrá plena facultad para interpretar las normas de este documento. Cualquier disputa o conflicto que surja de la interpretación de estos términos y condiciones o con respecto a los derechos, responsabilidades y obligaciones de los Expositores lo resolverá Doble, cuya decisión será la final.
Pago
Doble debe recibir el pago completo con un mínimo de 90 días antes del Evento. Si Doble no recibe el pago antes de que comience el Evento, el Expositor tendrá que realizar el pago en el sitio para poder participar del evento.
Los Expositores no estarán autorizados a formar parte del Evento, a menos que hayan pagado el total de las tarifas acordadas para esta exposición a Doble, de acuerdo con los términos de pago publicados por Doble.
Si tiene alguna consulta con respecto a su estado de pago, comuníquese con Eventos de Doble al +1 617-926-4900 o envíe un correo electrónico a [email protected].
Oferta
La presentación de la aplicación de un Expositor o las tarifas de pago constituyen una oferta, la que Doble puede aceptar y asignarle un espacio de exposición, salón de recepción u otra actividad. Doble se reserva el derecho de rechazar las aplicaciones del expositor, a discreción de Doble. Cabe señalar que si Doble, a su discreción, elige rechazar la aplicación de un Expositor, se reembolsará cualquier pago que haya realizado el candidato.
Sin garantía
Doble no hace efectiva ninguna garantía, expresa o implicada, con respecto a la cantidad de tráfico o posibles clientes que pueda recibir un Expositor en el Evento. Doble no garantiza que el lugar destinado para la comida y los bebestibles sea el mismo que en años anteriores.
Cesión
Los derechos de los Expositores no son transferibles. Ningún Expositor podrá ceder, transferir o subarrendar una parte o la totalidad de los espacios contratados a ningún otro tercero, sin el expreso consentimiento por parte de Doble.
Derecho a participar
Doble se reserva el derecho a negar el ingreso de cualquier persona o tercero al Evento, solo los asistentes que hayan pagado, las personas seleccionadas por el Expositor e invitados especiales, quienes hayan sido aceptados por Doble, podrán recibir tarjetas de acceso para ingresar al evento.
Cancelaciones
Si un expositor cancela su espacio 90 o más días antes del Evento, este recibirá un reembolso completo de todos los pagos realizados a Doble.
Si un Expositor cancela su espacio 89 a 61 días antes de la exposición, este recibirá un reembolso del 50 %.
Las cancelaciones que se realizan 60 o menos días antes de la exposición no tendrán derecho a reembolso. El Expositor se compromete a pagar cualquier tarifa pendiente de postulación de expositores si cancela su espacio 30 o menos días antes de la exposición.
Eventos fuera del sitio y Outboarding
Cualquier evento social organizado por expositores en el que participen 6 o más personas (personas que representan a las empresas, aparte del expositor) debe ser autorizado previamente por escrito por Doble. No habrá excepciones con respecto a esta cláusula. La ausencia de notificación o aceptación por parte de Doble puede provocar la expulsión del evento.
El Expositor se compromete a no exponer sus productos o servicios fuera del lugar oficial en el que se desarrolle el Evento, durante las horas del espectáculo oficial del Evento. El Expositor también se compromete a no realizar ninguna presentación o demostración relacionada con las actividades que pudieran provocar que los asistentes abandonen el lugar del Evento durante las horas del Evento oficial (Outboarding). Cualquier incumplimiento de esta normativa puede, a discreción del Organizador, generar la expulsión del evento.
Acerca de Suitcasing
Se solicitará que abandone el evento inmediatamente a cualquier persona que haya sido sorprendida ofreciendo negocios en los pasillos u otros espacios públicos, que se encuentre en el stand de otra empresa o que haya infringido cualquier aspecto de la Política de exposición. Es posible que se apliquen sanciones adicionales. Informe sobre cualquier infracción que pueda observar al Administrador del Evento de Doble. Doble reconoce que el suitcasing también puede adoptar la forma de actividad comercial que se realiza desde una habitación del hotel o salón de recepción, restauante, club o cualquier otro espacio público de reunión. Para efectos de esta política, las infracciones por suitcasing pueden ocurrir en lugares distintos al lugar de los Eventos. Se debe informar a Doble sobre cualquier salón de recepción o evento fuera del sitio, y se debe recibir consentimiento expreso antes del evento.
Revocación
El incumplimiento por parte del Expositor de cualquiera de estos términos y condiciones, antes o durante el período en el que se desarrolla el Evento, lo privarán automáticamente de cualquier derecho a participar del Evento y no se acogerá ningún reclamo de reembolso por tarifas que se hayan pagado a Doble.
Indemnización y seguro
Propiedad del Expositor: La empresa expositora acuerda y reconoce que el Hotel o Lugar sede (Hotel) y Doble no serán responsables por la custodia de equipos, suministros, material escrito u otros artículos de valor que permanezcan en los salones, habitaciones de invitados o cualquier otro lugar del Hotel, que no sea la caja fuerte del Hotel. Las leyes estatales regirán la responsabilidad del Hotel en cuanto a artículos robados en habitaciones de invitados o artículos guardados en la caja fuerte del Hotel, lo que será responsabilidad única y exclusiva del Hotel. En consecuencia, el Expositor acuerda que será responsable de brindar seguridad para cualquiera de los elementos ya mencionados y, por medio del presente, asume la responsabilidad por su pérdida. El Expositor no podrá contar con ninguna garantía, verbal o escrita, que haya proporcionado el personal del Hotel. El Expositor deberá eximir al Hotel y a Doble de toda responsabilidad con respecto a cualquier reclamo, sin importar la teoría legal o reclamo de terceros, que surja de la participación del Expositor en este evento. El Expositor será responsable de contar con un seguro de responsabilidad y propiedad suficiente, además de entregarle a Doble un certificado de seguro en el que se indique que Doble y el Hotel son asegurados adicionales.
Cumplimiento
Los Expositores están obligados a cumplir con todas las políticas del Hotel y todas las leyes locales, estatales y federales.
Fuerza mayor
Se excusará a Doble y al Hotel de la ejecución este acuerdo en caso de cualquier circunstancia en la que la realización de dichas obligaciones sea imposible o ilegal, entre las que se incluyen sin limitación los actos de Dios, guerra, terrorismo, escasez de trabajo o conflictos, escasez de materiales, clima, regulaciones gubernamentales, desastres naturales, pérdida de personal clave, desorden público o reducción de instalaciones de transporte.
Ley vigente
Este acuerdo se regirá e interpretará según las leyes de la Mancomunidad de Massachusetts. Cualquier reclamo entre las partes que surja en lo sucesivo será adjudicado en Massachusetts y, por medio del presente, las partes aprueban la jurisdicción personal de los tribunales de Massachusetts.
Si tiene dudas, escriba un correo electrónico a: [email protected]
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